Eventorganisation: Deine Checkliste für eine erfolgreiche Veranstaltung

Wie Du vielleicht weißt, kann man im Eventmarketing bzw. bei der Organisation eines Events schnell den Überblick verlieren. Schließlich gibt es allerlei zu beachten und zu bedenken. Im Folgenden erfährst Du, wie deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird.

Eventorganisation: die Frage nach dem Warum

Bevor Du über Aspekte, wie den Ort, die Zeit und die Teilnehmerzahl nachdenkst, musst Du dir über den Grund deiner Veranstaltung im Klaren sein, sprich: was sind deine Ziele? Möchtest Du beispielsweise mit Gleichgesinnten zusammenkommen, empfiehlt sich ein Kongress für deine Branche

Eventmarketing – nicht “ohne Zielgruppe

Hast Du dein Ziel und das Thema des Kongresses, des Seminars o.Ä. festgelegt, folgt die eigentliche Eventorganisation. Um die Location und den Termin bestimmen zu können, bedarf es einer genauen Analyse deiner Zielgruppe. Es macht nämlich beispielsweise wenig Sinn, wenn Du eine Bildungsmesse in den Sommerferien veranstaltest – zu dieser Zeit liegen diejenigen, die Du erreichen möchtest, am Strand. Auch die Teilnehmerzahl muss berücksichtigt werden, um den passenden Veranstaltungsort auswählen zu können.

• Hast Du dich für eine Location und ein Datum entschiede, solltest Du dich frühestmöglich um die Buchung der Halle, des Saals o.Ä. kümmern.

Mit dem Thema ist es nicht getan!

Ein interessantes Thema ist noch lange kein Garant für erfolgreiches Eventmarketing! Organisiere wertvolle Inhalte, die den Teilnehmern einen Mehrwert bieten. So solltest Du auch versuchen, Speaker einzuladen, die Interessantes zu deiner Veranstaltung beitragen können.

Hinweis: Viele Gäste besuchen deine Veranstaltung nicht vordergründig wegen einem bestimmten Thema, sondern, um einzelne Referenten zu sehen.

Mache die Öffentlichkeit auf die Eventorganisation aufmerksam!

Eine grundlegende Voraussetzung für erfolgreiches Eventmarketing ist, dass Du die Öffentlichkeit frühzeitig über dein Vorhaben in Kenntnis setzt. Wähle die passenden Kanäle, um deine Zielgruppe zu erreichen. Hierbei kommt den sozialen Medien eine übergeordnete Rolle zu.

Fünf Ws für deinen Erfolg

Unabhängig davon, ob Du beim Eventmarketing überwiegend auf die sozialen Medien, auf die persönliche Einladung via E-Mail oder Print setzt – die Vermarktung muss stets die berühmten W-Fragen beantworten: Was, Wann, Wer, Wo und Wie?

Darüber hinaus solltest Du deiner Zielgruppe erklären, was sie verpasst, wenn sie nicht an deinem Event teilnimmt. Mache durch eine ansprechende Gestaltung der Werbung und guten Content Lust auf mehr!

Tipp: Versorge auch die Presse mit Material. So können die Journalisten über deine Veranstaltung berichten (= kostenloses Eventmarketing)!

Effektives Eventmarketing findet stetig statt

Um die Spannung hochzuhalten, ist es unabdingbar, dass Du konstant “sendest“. Soll heißen: Berichte nicht ein halbes Jahr vor dem Event und hoffe, dass “die Besucher schon kommen werden“. Stattdessen musst Du bei der Eventorganisation einen Content-Plan erstellen: In welchen Abständen und in welchem Umfang wird über deinen Termin berichtet? Die Möglichkeiten der Information sind dabei schier unbegrenzt: Poste Videos auf der Facebook-Seite deiner Veranstaltung, blogge, twittere, führe kurze Interviews mit populären Teilnehmern usw.

Eventorganisation mittels Software

Unabhängig davon, ob Du Eintritt für dein Ereignis nimmst oder nicht, spielt das Thema Booking eine wichtige Rolle für dich. Und zwar u.a., um nicht den Überblick über die Teilnehmerzahl zu verlieren und, um möglichst viele Tickets an den Mann bringen zu können.
Für diesen Teil der Eventorganisation empfehlen wir dir eine Event-Registration- bzw. –Booking-Software. Ein solches Anmelde-Tool lässt sich einfach in die Website der Veranstaltung integrieren, sodass der gesamte Buchungsprozess darüber ablaufen kann. Außerdem liefert dir eine solche Lösung diverse Analyse-Tools, mit denen Du den Überblick über deinen Kongress, dein Seminar o.Ä. behältst.

Über die Vorträge hinaus

Erfolgreiches Eventmarketing besteht auch aus der Möglichkeit für deine Teilnehmer, sich untereinander austauschen zu können. Schaffe entsprechende Räume, die zum Small Talk sowie zu Diskussionen einladen. Damit diese Möglichkeit auch genutzt und das Ereignis ein voller Erfolg wird, solltest Du die Pausen üppig bemessen und nach der Tagung zum gemeinsamen Aperitif einladen.

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel

Diese alte Weisheit gilt nicht nur im Fußball, sondern auch für die Eventorganisation! Bereite deine Veranstaltung unbedingt nach und versende Impressionen sowie Bonusmaterial an die Teilnehmer. Außerdem kannst Du ein Highlight-Video ins Netz stellen, um ein positives Bild deines Events nach außen zu tragen. So kannst Du dir den ersten Gästen für deine nächste Veranstaltung bereits gewiss sein.

Eventorganisation will gelernt sein

Die Organisation eines erfolgreichen Events ist alles andere als ein Kinderspiel. Die Informationen aus diesem Artikel unterstützen dich beim Eventmarketing und der -organisation. Hältst Du dich an die Hinweise, wird deine Veranstaltung den Teilnehmern sicher positiv in Erinnerung bleiben! Für weitere Informationen setze dich gerne mit dem Team von BAS Innovation in Verbindung!

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